Informatie SPARK HR

(momenteel enkel van toepassing op de beroepspersoneelsleden van post AA)

Voor de operationele personeelsleden verbonden aan post Aalst (incl. ploeg 6) wordt er tijdens de periode 1 november 2026 tot en met 31 januari 2027 met een dubbele registratie in SPARK gewerkt.

Concreet betekent dit dat aanvragen van verloven (inclusief speciale verloven), ziektemeldingen, wissels, fietsvergoedingen en onkostennota’s zowel via de huidige systemen als in SPARK moeten worden ingevoerd.

Om SPARK grondig en correct te kunnen testen, is het belangrijk dat alle gegevens in beide systemen EXACT overeenstemmen.

Hou hierbij rekening met de volgende afspraken:

  • Aanvragen die al eerder werden ingediend, hoeven niet opnieuw in SPARK te worden ingevoerd.

  • Nieuwe aanvragen kunnen vanaf 1 november 2026 ook in SPARK worden geregistreerd.

  • Zorg ervoor dat elke nieuwe aanvraag in beide systemen op dezelfde manier wordt ingevoerd.

Heb je praktische vragen of is er iets niet helemaal duidelijk? Dan kan je steeds terecht bij je PO, Evy (inhoudelijk) of Tim (technisch).

Controleer ook je persoonlijke gegevens! Neem je infofiche even door en pas je gegevens aan indien nodig. Je vindt deze terug via het icoontje met je foto (of de cirkel).

Je kan aanmelden in SPARK via de zonale Microsoft Authenticator.

Onderstaand een overzicht van de vragen die tijdens de infosessies aan bod zijn gekomen.

Prikken

  • De aanwezigheidsregistratie via het duimspijkertje moet tijdens deze testperiode grondig worden getest. Daarom vragen we om bij de start van elke shift telkens je aanwezigheid te registreren.

    Dit geldt voor alle shiften, zowel voor shiften volgens je reguliere uurrooster als voor shiften die voortkomen uit een wissel of een bijkomende shift in het kader van overuren.

  • Momenteel is het badgesysteem nog niet compatibel met SPARK. Het is dus voorlopig niet mogelijk om je aanwezigheid via je badge te registreren. Dit moet gebeuren via het duimspijkertje in SPARK.

  • Ja.

  • Neen.

  • In uitzonderlijke gevallen kan de PO een ziektemelding invoeren. De medewerker moet deze melding nadien zelf nog vervolledigen met de einddatum en het eventuele ziekteattest.

    Omstandigheidsverlof moet steeds door de personeelsdienst worden gevalideerd.

  • Ja, een verlofaanvraag kan geannuleerd worden zolang deze nog niet werd goedgekeurd. Zodra de PO het goedkeuringsproces opstart, is annuleren niet langer mogelijk.

  • Nee, momenteel is uitprikken niet nodig. Er wordt enkel gevraagd om bij de start van je shift in te prikken om je aanwezigheid te registreren.

  • Ja, ook vrijwilligers die een shift overnemen, moeten hun aanwezigheid registreren via het duimspijkertje in SPARK. Indien dit niet mogelijk is, moet de PO hen als aanwezig aanduiden in het systeem.

Verlof en Afwezigheden

Bij ziekte tijdens een nachtshift moet de volgende kalenderdag als einddatum worden ingevoerd. Deze datum moet ook op het ziekteattest vermeld staan. De begin- en einddatum op de ziektemelding moeten dus overeenstemmen met de datums op het attest.

  • Deze mogelijkheid wordt bekeken.

    • Vakantieverlof (incl. feestdagen voor personeelsleden die werken in ploegen en anciënniteitsverlof)

    • Inhaalrust

    • Speciale verloven

      • Omstandigheidsverlof

        • Huwelijk

        • Overlijden

        • Bevalling echtgenote/vaderschapsverlof

        • Communie/Feest vrijzinnige jeugd

        • Andere

      • Verlof voor dwingende redenen van familiaal belang

        • Verlof voor opvang van kinderen tijdens de schoolvakantie

        • Andere

      • Verlof voor moederschapsrust

      • Uitzonderlijk verlof (gelegenheidsverlof)

        • Ziekte van persoon waarmee het personeelslid samenleeft

        • Andere

      • Dienstvrijstelling

        • Andere

      • Thematisch verlof

        • Ouderschapsverlof

        • Zorgverlof

        • Andere

    • verlof voor stage,

    • verlof voor opdracht van algemeen belang

    • afwezigheid van lange duur wegens persoonlijke aangelegenheden

Omdat SPARK nog volop in ontwikkeling is, kan het zijn dat bepaalde keuzemogelijkheden voor verlof vanaf november nog niet zichtbaar zijn. Kies in dat geval voor de optie 'Andere' en vermeld in het tekstveld duidelijk om welk type verlof het gaat.

Ziekte

  • Er is momenteel geen teller beschikbaar die aangeeft hoeveel ZZA-dagen je nog hebt. Zodra je beschikbare ZZA-dagen opgebruikt zijn, zal het systeem je aanvraag automatisch weigeren.

Overuren

  • Bij overuren die individueel moeten worden aangevraagd, geef je enkel de effectieve duurtijd van de activiteit op. De locatie waar de activiteit plaatsvindt, vermeld je in het opmerkingenveld.

  • Invoer door VTO

    • Brevetopleiding en voortgezette opleiding

    • Opleiding DGH

    Collectieve invoer (via bulk) door PO

    • Oefeningen, vergaderingen,… waar meerdere personeelsleden aan deelnemen.

    • Shift-overschrijdende interventies

    Individuele aanvraag

    • Vergaderingen of andere activiteiten (vb. ondersteuning stagiairs, medisch onderzoek,…)

    • Shift-overschrijdende interventies DGH

    Controleer vóór je overuren individueel aanvraagt steeds of deze niet al door jezelf of door je ploegoverste werden ingevoerd. Zo vermijden we dubbele registraties.

    Controleer zeker tijdens de testfase of je gepresteerde overuren correct in SPARK werden geregistreerd. Geef je PO, de personeelsdienst en VTO wel voldoende tijd om de aanvraag en het bijhorende goedkeuringsproces te doorlopen.

    Hou bij het aanvragen van overuren rekening met volgende aandachtspunten:

    • Ambulanceritten: vermeld duidelijk het adres van de interventie.

    • Brandweerinterventies: vermeld het adres van de interventie of het ABI-nummer.

Minimumbezetting

  • Enkel de personeelsdienst kan de minimumbezetting aanpassen.

Wissel

  • Bij het aanvragen van een wissel moet je onmiddellijk ook de datum van de tegenprestatie opgeven. Deze datum moet steeds binnen een periode van één jaar vallen.

    De datum van de tegenprestatie kan nadien nog maximaal één keer worden aangepast. Ook de nieuwe datum moet binnen de termijn van één jaar liggen.

Premies

  • Ja, wanneer je op een inactiviteitsdag een opleiding of vergadering hebt, kan je voor die dag een fietspremie aanvragen. De fietsvergoeding geldt in dat geval enkel voor de verplaatsing naar de kazerne waar de activiteit plaatsvindt of waar je een dienstwagen kan nemen om naar de opleiding te vertrekken.

  • Nee, je kan maximaal één fietspremie per kalenderdag aanvragen, ongeacht het aantal verplaatsingen.

  • De werkwijze hiervoor wordt nog verder onderzocht.

Omdat SPARK nog volop in ontwikkeling is, verwachten we dat er bij het effectieve gebruik ongetwijfeld nog bijkomende vragen zullen ontstaan. Deze FAQ is dan ook een eerste versie, die in de komende periode verder zal worden aangevuld en bijgewerkt op basis van jullie vragen en ervaringen.