Privacyverklaring

Privacyverklaring

Hulpverleningszone Zuid-Oost hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe wij ermee omgaan en welke rechten u heeft.

Versie: 1 juni 2026

1. Wie zijn wij?

Hulpverleningszone Zuid-Oost (hierna: HVZZO of de hulpverleningszone) is een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, opgericht op basis van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid. Wij staan in voor de brandweer- en hulpverleningstaken in de gemeenten Aalst, Denderleeuw, Erpe-Mere, Geraardsbergen, Haaltert, Lede en Ninove.

Verwerkingsverantwoordelijke:

Hulpverleningszone Zuid-Oost

Keizersplein 44, 9300 Aalst

Telefoon: +32 (0)53 60 76 10

E-mail: info@zonezuidoost.be

Ondernemingsnummer: BE 0500.928.586

2. Wie is onze functionaris voor gegevensbescherming (FG/DPO)?

HVZZO heeft een functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) aangesteld die toeziet op de naleving van de privacywetgeving binnen de zone. U kan onze FG rechtstreeks contacteren met al uw vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Onze FG:

Sandra Claeys

E-mail: sandra.claeys@oost-vlaanderen.be

Postadres: Keizersplein 44, 9300 Aalst, t.a.v. de FG

3. Welke wetgeving volgen wij?

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met:

  • Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna AVG of GDPR)

  • De wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens

  • De wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid

  • De Vlaamse en federale archiefwetgeving

  • Alle andere wettelijke en reglementaire bepalingen die van toepassing zijn op onze opdrachten

4. Definities

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit kan rechtstreeks zijn (naam, rijksregisternummer, foto) of onrechtstreeks via een combinatie van gegevens (bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht).

Verwerking: elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, doorgeven, verspreiden of wissen ervan.

Verwerkingsverantwoordelijke: degene die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt. In de meeste gevallen is dat HVZZO.

Verwerker: een partij die in opdracht van HVZZO persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld een softwareleverancier of hostingpartij.

Betrokkene: de natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt.

5. Welke beginselen passen wij toe?

Wij verwerken uw persoonsgegevens volgens deze principes:

  • Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie — wij verwerken uw gegevens alleen wanneer dat wettelijk mag en wij informeren u daarover

  • Doelbinding — wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze werden verzameld

  • Minimale gegevensverwerking — wij verzamelen niet meer gegevens dan noodzakelijk

  • Juistheid — wij zorgen ervoor dat uw gegevens correct en actueel zijn

  • Opslagbeperking — wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig, behoudens wettelijke bewaartermijnen (onder meer archiefwetgeving)

  • Integriteit en vertrouwelijkheid — wij beveiligen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen

  • Verantwoording — wij houden een verwerkingsregister bij en kunnen aantonen dat wij de regels naleven

Het is daarnaast mogelijk dat uw persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden, conform artikel 89 AVG. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden uw persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

6. Op welke gronden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op één van volgende rechtsgronden:

Wettelijke verplichting

Voorbeelden: brandweerinterventies, ambulance-interventies, controleopdrachten brandpreventie, opmaak van interventieverslagen, aanwervingen volgens het Koninklijk Besluit van 19 april 2014, retributie- en facturatieverplichtingen.

Taak van algemeen belang of openbaar gezag

Voorbeelden: het informeren van inwoners over werkzaamheden of risico's, het organiseren van preventiecampagnes (bv. rookmelders, Aziatische hoornaars), het bieden van advies aan organisatoren van evenementen.

Uitvoering van een overeenkomst

Voorbeelden: dienstverleningsovereenkomsten met derden, leveranciers, opleidingsinstellingen.

Toestemming

Voorbeelden: inschrijving op nieuwsbrieven, publicatie van gericht beeldmateriaal van een herkenbare persoon, plaatsing van niet-noodzakelijke cookies. U kan uw toestemming op elk moment intrekken.

Vitaal belang

In noodsituaties waarin het beschermen van het leven of de fysieke integriteit van een persoon dit vereist.

7. Welke categorieën persoonsgegevens verwerken wij?

Uw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Wij kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen, bijvoorbeeld via een onlineformulier, een sollicitatie of bij een interventie. Daarnaast kunnen wij in het kader van onze wettelijke opdrachten ook persoonsgegevens opvragen bij andere overheidsdiensten die hierover beschikken (bijvoorbeeld het Rijksregister, de Kruispuntbank van Ondernemingen of de federale dispatching 112).

Afhankelijk van de concrete verwerking kan het gaan om:

  • Identificatie- en contactgegevens — naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, rijksregisternummer

  • Persoonlijke kenmerken — geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat

  • Financiële gegevens — bankrekeningnummer, facturatiegegevens

  • Beroepsgegevens — werkgever, functie (voor sollicitaties of professionele contacten)

  • Beeldmateriaal — foto's, video's, camerabeelden van bewakingscamera's

  • Gegevens over de interventie of aanvraag — locatie, type incident, beschrijving, eventuele schade

  • Medische gegevens — uitsluitend voor zover noodzakelijk in het kader van ambulance-interventies en in overeenstemming met het beroepsgeheim

  • Gegevens over uw gebruik van onze website — IP-adres, browsergegevens, bezochte pagina's (zie ook ons cookiebeleid)

8. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

De belangrijkste doeleinden zijn:

8.1 Hulpverlening en interventies

  • Brandweerinterventies, ambulance-interventies, technische hulpverlening

  • Niet-dringende interventies (stormschade, wateroverlast, wespen- en hoornaarsverdelgingen)

  • Opmaak van interventieverslagen en facturatie volgens het retributiereglement

8.2 Preventie en voorlichting

  • Brandpreventieadvies voor woningen, bedrijven, evenementen en publiek toegankelijke gebouwen

  • Beoordeling van bouwplannen en interventieplannen

  • Begeleiding van evenementenorganisatoren

  • Educatieve sessies, kazernebezoeken en infomomenten voor scholen, verenigingen en bedrijven

  • Aanvraag van een huisbezoek door een brandpreventieadviseur

8.3 Communicatie met burgers, organisaties en besturen

  • Beantwoording van vragen via het contactformulier of via e-mail

  • Verzending van nieuwsbrieven (uitsluitend met uw toestemming)

  • Communicatie via onze sociale-mediakanalen

  • Informeren over werkzaamheden, oefeningen, risico's of campagnes

8.4 Personeels- en wervingsbeleid

  • Behandeling van sollicitaties (brandweerman/-vrouw, ambulancier, administratief medewerker)

  • Beheer van personeelsdossiers, opleidingen en evaluaties

  • Toepassing van de Rechtspositieregeling en bijhorende reglementering

8.5 Wettelijke en administratieve verplichtingen

  • Boekhouding en financieel beheer

  • Beheer van overheidsopdrachten en leveranciersdossiers

  • Beleidsvoorbereiding, statistiek en rapportering

  • Archivering volgens de archiefwetgeving

  • Beantwoording van aanvragen tot openbaarheid van bestuur

8.6 Veiligheid en toezicht

  • Cameratoezicht in en rond onze gebouwen

  • Toegangsbeheer tot onze kazernes en het zonehuis

9. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld. Concreet hanteren wij volgende richtlijnen:

  • Interventiedossiers: minimaal 30 jaar, conform de archiefwetgeving

  • Aanvragen via onlineformulieren (stormschade, wateroverlast, wespen, …): 5 jaar na afhandeling, of langer indien er een dossier of betwisting aan vasthangt

  • Sollicitatiedossiers van niet-weerhouden kandidaten: 2 jaar na afsluiting van de selectieprocedure (mits toestemming voor opname in wervingsreserve), anders maximaal 1 jaar

  • Personeelsdossiers: tot 75 jaar na uitdiensttreding, conform de wettelijke en archiefverplichtingen

  • Boekhoudkundige stukken: 10 jaar, conform het Wetboek van Economisch Recht

  • Camerabeelden: maximaal 1 maand, behoudens bij gebruik in het kader van een onderzoek

  • Nieuwsbriefinschrijvingen: tot u zich uitschrijft

  • Contactformulier en algemene vragen: 2 jaar na het laatste contact

Wanneer een wettelijke bewaartermijn afwijkt van bovenstaande, primeert die wettelijke termijn.

10. Aan wie geven wij uw persoonsgegevens door?

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derden, behalve wanneer dat wettelijk verplicht of noodzakelijk is voor de uitvoering van onze opdrachten. Mogelijke ontvangers zijn:

  • Andere hulpdiensten en de federale dispatching 112

  • Politiediensten en gerechtelijke instanties, bij wettelijke verplichting

  • Het FOD Binnenlandse Zaken en het FOD Volksgezondheid

  • De gemeentebesturen van onze zone

  • Verzekeringsmaatschappijen, in het kader van interventieverslagen of schadedossiers

  • De Vlaamse en federale overheid in het kader van rapportering, subsidies en toezicht

10.1 Verwerkers

Voor de uitvoering van onze taken doen wij beroep op externe dienstverleners die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Met elk van hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG, zoveel mogelijk gebaseerd op de generieke verwerkersovereenkomst van de VVSG. Deze overeenkomst wordt standaard als bijlage opgenomen in onze bestekken bij overheidsopdrachten, zodat de naleving van de AVG van bij de aanbestedingsfase wordt verankerd.

De voornaamste verwerkers waarop wij beroep doen zijn:

  • Squarespace, Inc. (Verenigde Staten) — hosting en beheer van deze website. Doorgifte naar de Verenigde Staten gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen

  • FrontForce NV (België) — beheer van bepaalde onlineformulieren voor niet-dringende aanvragen (stormschade, wateroverlast, wespen- en hoornaarsverdelgingen)

  • Microsoft Ireland Operations Ltd. (Ierland) — Microsoft 365, SharePoint, Teams, e-mail en intranet (ResQ-portaal)

  • Verschillende leveranciers voor interventiebeheer, boekhouding en personeelsbeheer, waarmee telkens een verwerkersovereenkomst werd afgesloten

Een actueel en volledig overzicht van onze verwerkers maakt deel uit van ons verwerkingsregister en kan op eenvoudig verzoek bij de FG worden ingekeken, binnen de grenzen van de AVG en de openbaarheid van bestuur.

10.2 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij verwerken uw persoonsgegevens in principe binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een verwerker (zoals Squarespace) gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, het EU-VS Data Privacy Framework, of standaardcontractbepalingen aangevuld met aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

10.3 Protocollen

Wanneer wij persoonsgegevens elektronisch uitwisselen met andere publieke instanties, leggen wij dat vast in een protocol conform het Vlaams Bestuursdecreet. Daarin worden de doeleinden, rechtmatigheid en beveiligingsmaatregelen beschreven. Het overzicht van onze protocollen kan u opvragen via info@zonezuidoost.be.

11. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of bekendmaking. Onder andere:

  • Toegang tot uw gegevens is beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun taak

  • Onze medewerkers zijn gebonden door discretieplicht of beroepsgeheim

  • Onze informaticasystemen zijn beveiligd met authenticatie, versleuteling en logging

  • Wij voeren regelmatig back-ups uit en testen onze herstelprocedures

  • Wij beschikken over een bedrijfscontinuïteits- en cyberincidentenresponseplan (BCP/CIRP)

  • Bij een datalek volgen wij de meldingsprocedure aan de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen de wettelijke termijn van 72 uur en informeren wij u indien een hoog risico voor uw rechten bestaat

12. Onlineformulieren op onze website

Op deze website kan u via verschillende onlineformulieren een aanvraag indienen of contact met ons opnemen. Per formulier informeren wij u kort over welke gegevens wij verzamelen en waarom. Hieronder een overzicht.

12.1 Algemeen contactformulier

  • Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), inhoud van uw bericht

  • Doel: beantwoording van uw vraag

  • Rechtsgrond: taak van algemeen belang

  • Bewaartermijn: 2 jaar na laatste contact

12.2 Aanvraag stormschade, wateroverlast, wespen- en hoornaarsverdelging

  • Gegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, beschrijving van het probleem, locatiegegevens, foto's (optioneel)

  • Doel: behandeling en opvolging van uw niet-dringende interventieaanvraag, facturatie volgens het retributiereglement

  • Rechtsgrond: wettelijke verplichting (wet civiele veiligheid) en taak van algemeen belang

  • Verwerker: FrontForce NV beheert het formulier en stelt uw aanvraag ter beschikking aan onze operationele diensten

  • Bewaartermijn: 5 jaar na afhandeling, langer indien gekoppeld aan een dossier of betwisting

12.3 Sollicitatieformulieren (brandweerman/-vrouw, ambulancier, administratief medewerker)

  • Gegevens: identificatie- en contactgegevens, geboortedatum, opleidings- en beroepservaring, motivatie, eventuele bijlagen (cv, attesten)

  • Doel: behandeling van uw sollicitatie en opname in een eventuele wervingsreserve

  • Rechtsgrond: uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek en wettelijke verplichting (KB 19/04/2014)

  • Bewaartermijn: zie punt 9

12.4 Aanvragen onder Preventie en Voorlichting

Voor specifieke aanvragen onder Preventie en Voorlichting (bijvoorbeeld een huisbezoek door een brandpreventieadviseur, een kazernebezoek voor een school, een infosessie of een evenementmelding) gelden vergelijkbare principes. Op de betrokken pagina wordt per formulier toegelicht welke gegevens wij vragen, met welk doel en hoe lang wij deze bewaren.

13. Cookies en webstatistieken

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat door uw browser op uw apparaat wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om de werking van de website te garanderen, om uw voorkeuren te onthouden en om geanonimiseerde gebruikersstatistieken bij te houden.

Niet-noodzakelijke cookies plaatsen wij uitsluitend met uw toestemming via de cookiebanner. U kan uw voorkeuren op elk moment wijzigen.

Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

14. Sociale media

HVZZO is actief op verschillende sociale-mediaplatformen om informatie te delen en in contact te treden met inwoners, organisaties en kandidaten:

Wanneer u via deze kanalen contact met ons opneemt via een privébericht, verwerken wij uw gegevens uitsluitend om u verder te helpen. Reageert u publiek op onze berichten, dan zijn die reacties zichtbaar voor andere gebruikers.

Uw gegevens worden daarnaast ook verwerkt door het sociale-mediaplatform zelf. HVZZO heeft geen controle over die verwerkingen. De privacyverklaringen van deze platformen zijn van toepassing.

15. Cameratoezicht

In en rond onze gebouwen (zonehuis en kazernes) zijn bewakingscamera's geplaatst. Het doel is het voorkomen van inbraak, het waarborgen van de fysieke veiligheid van medewerkers en bezoekers, en de bescherming van onze infrastructuur. De aanwezigheid van camera's wordt steeds aangegeven met de wettelijk voorgeschreven pictogrammen.

De beelden worden enkel geraadpleegd door geautoriseerde personen. Beelden worden automatisch gewist na maximaal één maand, tenzij ze relevant zijn voor een lopend onderzoek. In dat geval kunnen ze worden overgedragen aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.

De camerabewaking gebeurt conform de wet van 21 maart 2007 betreffende de bewakingscamera's en de AVG.

16. Welke rechten heeft u?

Op basis van de AVG beschikt u over volgende rechten:

Recht op informatie en inzage

U mag weten of wij persoonsgegevens van u verwerken, welke dat zijn en hoe wij deze gebruiken. U kan een kopie van uw gegevens ontvangen.

Recht op correctie en aanvulling

Als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, mag u ons vragen deze te verbeteren of aan te vullen.

Recht op gegevenswissing (recht om vergeten te worden)

U mag vragen dat uw gegevens worden gewist wanneer:

  • de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze werden verzameld

  • u uw toestemming intrekt (en er geen andere rechtsgrond is)

  • u bezwaar maakt en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden meer zijn

  • de gegevens onrechtmatig werden verwerkt

  • een wettelijke verplichting tot wissen bestaat

Wij wissen uw gegevens in deze gevallen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze te bewaren of de verwerking in het algemeen belang gebeurt.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

  • u de juistheid van die gegevens betwist (gedurende de periode die wij nodig hebben om dit te verifiëren)

  • de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wenst dat de gegevens worden gewist

  • wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar u deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering

  • u bezwaar maakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of onze gerechtvaardigde gronden zwaarder doorwegen dan de uwe

Wanneer de verwerking beperkt is, worden uw gegevens (met uitzondering van de opslag) enkel verder verwerkt met uw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of om redenen van algemeen belang.

Recht op bezwaar

Wanneer wij uw gegevens verwerken op grond van een taak van algemeen belang, kan u bezwaar maken om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie. Wij beoordelen dan of uw belang doorweegt op het algemeen belang.

Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit)

Wanneer wij uw gegevens geautomatiseerd verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst, kan u een kopie ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.

Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

U heeft het recht niet onderworpen te worden aan een uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met aanzienlijke gevolgen voor u. HVZZO neemt geen geautomatiseerde individuele beslissingen met rechtsgevolg.

Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, kan u die toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Hoe oefent u uw rechten uit?

U kan uw rechten uitoefenen door een verzoek te richten aan:

Wij vragen u om uw identiteit aan te tonen (bijvoorbeeld door een kopie van uw identiteitskaart te bezorgen, waarop u uw foto en rijksregisternummer mag afdekken) om misbruik te voorkomen. Wij antwoorden binnen één maand. Bij complexe verzoeken kan deze termijn worden verlengd met twee maanden, waarover u dan wordt geïnformeerd.

Wenst u uw gegevens in het Rijksregister te raadplegen of na te gaan welke instanties uw gegevens hebben opgevraagd, dan kan u dat zelf doen via Mijn Dossier.

17. Openbaarheid van bestuur

Op basis van de wetgeving over openbaarheid van bestuur kan iedereen bij HVZZO een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten indienen. Persoonsgegevens worden daarbij in principe niet vrijgegeven en de openbaarmaking wordt steeds getoetst aan de privacywetgeving.

Meer informatie over de procedure vindt u op onze pagina Openbaarheid van bestuur.

18. Klachten

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Spreek ons gerust eerst aan via onze FG. Komt u er met ons niet uit, dan kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

E-mail: contact@apd-gba.be

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

19. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze werking, de toepasselijke wetgeving of onze digitale dienstverlening dat vereist. Wij raden u aan deze pagina af en toe te raadplegen. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan.

20. Contactgegevens

Hulpverleningszone Zuid-Oost

Keizersplein 44, 9300 Aalst

Telefoon: +32 (0)53 60 76 10

E-mail: info@zonezuidoost.be

Website: www.zonezuidoost.be

Voor vragen over uw persoonsgegevens en deze privacyverklaring contacteert u onze FG Sandra Claeys via sandra.claeys@oost-vlaanderen.be